Oświadczenie o wykorzystywaniu danych użytkownika wyłącznie do realizacji zamówienia i obsługi transakcji

Oświadczenie o wykorzystywaniu danych użytkownika wyłącznie do realizacji zamówienia i obsługi transakcji

Niniejsze oświadczenie wyjaśnia, w jaki sposób midnightelm wykorzystuje dane przekazywane przez użytkownika w związku z zakupem mebli w sklepie internetowym. Dotyczy w szczególności danych potrzebnych do obsługi zamówień na krzesła i ławki, stoły jadalniane, stoliki kawowe i boczne, wyspy kuchenne oraz szafki nocne.

Dane przekazane przy składaniu zamówienia są wykorzystywane przede wszystkim w celu przyjęcia i potwierdzenia zamówienia, rozliczenia płatności, przygotowania przesyłki, przekazania jej przewoźnikowi, obsługi dostawy, zwrotu, refundacji, reklamacji oraz kontaktu niezbędnego do prawidłowego zakończenia transakcji.

Nie rozszerzamy zakresu wykorzystania danych poza cele związane z realizacją konkretnego zamówienia, obsługą posprzedażową, bezpieczeństwem transakcji i wykonaniem obowiązków związanych z prowadzeniem sprzedaży internetowej.

W zależności od etapu transakcji możemy wykorzystywać wyłącznie dane potrzebne do jej obsługi, w tym:

• imię i nazwisko klienta;

• adres dostawy;

• adres rozliczeniowy, jeżeli jest potrzebny do prawidłowego rozliczenia zamówienia;

• adres e-mail;

• numer telefonu, jeżeli jest potrzebny do kontaktu dotyczącego dostawy lub zamówienia;

• numer i status zamówienia;

• informacje o wybranych produktach, wariantach, liczbie sztuk i wartości zamówienia;

• informacje o płatności w zakresie potrzebnym do potwierdzenia jej wykonania;

• dane dotyczące wysyłki, numeru przesyłki i statusu doręczenia;

• informacje związane ze zwrotem, reklamacją, refundacją lub zgłoszonym problemem z produktem;

• korespondencję dotyczącą konkretnego zamówienia.

Nie wymagamy danych, które nie są potrzebne do wykonania danej czynności. Jeżeli do rozwiązania konkretnej sprawy wystarcza numer zamówienia i podstawowe dane identyfikacyjne, nie prosimy o dodatkowe informacje niezwiązane z obsługą zgłoszenia.

Na etapie składania zamówienia dane są używane do przypisania produktów do właściwego klienta, ustalenia adresu dostawy, obliczenia należnej kwoty, potwierdzenia płatności oraz utworzenia dokumentacji zamówienia.

Na etapie przygotowania do wysyłki wykorzystujemy dane wyłącznie w zakresie potrzebnym do prawidłowego oznaczenia przesyłki i przekazania jej do doręczenia. Zamówienia są przygotowywane do wysyłki w ciągu 1–3 dni roboczych.

Po nadaniu dane związane z przesyłką służą do monitorowania doręczenia i rozwiązywania ewentualnych problemów z transportem. Przewidywany czas doręczenia wynosi 5–8 dni roboczych.

Jeżeli klient składa reklamację, zgłasza brak elementu, uszkodzenie, niezgodność produktu, prosi o zwrot lub refundację, dane zamówienia i korespondencja są wykorzystywane do oceny i zakończenia tej konkretnej sprawy.

Dane potrzebne do doręczenia mogą zostać przekazane przewoźnikowi realizującemu przesyłkę. W zależności od gabarytu, trasy i dostępności usługi dostawa może być realizowana przez USPS, DHL Express, UPS lub FedEx.

Przewoźnik otrzymuje wyłącznie informacje potrzebne do wykonania dostawy, takie jak dane odbiorcy, adres, dane kontaktowe niezbędne do doręczenia oraz informacje techniczne dotyczące przesyłki.

Dane przekazane przewoźnikowi w celu doręczenia nie są przez midnightelm przekazywane mu w celu prowadzenia niezwiązanego z dostawą marketingu.

W przypadku płatności realizowanej z udziałem operatora płatności dane niezbędne do autoryzacji i rozliczenia mogą być przetwarzane bezpośrednio przez podmiot obsługujący transakcję.

Midnightelm wykorzystuje informacje o płatności wyłącznie w zakresie potrzebnym do potwierdzenia, że zamówienie zostało opłacone, rozliczenia zwrotu środków albo wyjaśnienia problemu z transakcją.

Nie należy przesyłać nam pełnego numeru karty płatniczej, kodu bezpieczeństwa, hasła ani innych poufnych danych uwierzytelniających. Do identyfikacji problemu z płatnością zwykle wystarcza numer zamówienia oraz podstawowe informacje widoczne w potwierdzeniu transakcji.

Ze względu na gabaryt części produktów przewoźnik może potrzebować danych kontaktowych odbiorcy w celu prawidłowego doręczenia. Numer telefonu lub adres e-mail mogą być wykorzystane do przekazania informacji dotyczącej przesyłki, ustalenia możliwości odbioru albo rozwiązania problemu z dostawą.

Dane te nie są wykorzystywane przez midnightelm do niezwiązanej z zamówieniem komunikacji handlowej bez odrębnej, dobrowolnej zgody użytkownika.

Standardowe, niepersonalizowane meble mogą zostać zgłoszone do zwrotu bez podawania przyczyny w ciągu 30 dni kalendarzowych od właściwego momentu odbioru. Do obsługi zwrotu wykorzystujemy tylko dane potrzebne do identyfikacji zamówienia, organizacji odbioru mebla, potwierdzenia zwrotu produktu oraz wykonania refundacji.

Po zleceniu refundacji środki są zwykle księgowane w ciągu 3–7 dni roboczych, zależnie od banku lub operatora płatności.

Dane związane ze zwrotem nie są wykorzystywane do tworzenia profilu klienta ani do działań niezwiązanych z obsługą tej transakcji.

W przypadku reklamacji możemy wykorzystać numer zamówienia, dane kontaktowe, opis problemu, zdjęcia przekazane przez klienta oraz informacje potrzebne do ustalenia stanu produktu i sposobu rozwiązania sprawy.

Jeżeli reklamacja dotyczy uszkodzenia w transporcie, informacje potrzebne do wyjaśnienia szkody mogą zostać przekazane przewoźnikowi w zakresie koniecznym do potwierdzenia przebiegu dostawy.

Nie wykorzystujemy materiałów przekazanych w reklamacji do innych celów niż rozpatrzenie sprawy, dokumentowanie jej przebiegu, ustalenie odpowiedzialności i wykonanie uzgodnionego rozwiązania.

Dane techniczne związane z zamówieniem mogą być używane w zakresie niezbędnym do ochrony procesu zakupowego, zapobiegania nieautoryzowanym transakcjom, wykrywania prób oszustwa i ochrony konta lub danych klienta.

Takie wykorzystanie pozostaje ograniczone do bezpieczeństwa sklepu i transakcji. Nie wykorzystujemy danych bezpieczeństwa do niezwiązanego z realizacją zamówienia profilowania użytkownika.

Podanie danych wymaganych do złożenia zamówienia nie oznacza zgody na otrzymywanie komunikacji marketingowej.

Dane takie jak adres e-mail lub numer telefonu są używane do informacji dotyczących konkretnego zamówienia, dostawy, zwrotu, reklamacji lub bezpieczeństwa transakcji. Wykorzystanie ich do odrębnej komunikacji marketingowej wymaga osobnego, dobrowolnego wyboru użytkownika, jeżeli taka komunikacja jest dostępna.

Brak zgody na komunikację marketingową nie wpływa na możliwość zakupu, dostawę, zwrot, reklamację ani refundację.

Dane są wykorzystywane tylko w takim zakresie, jaki jest potrzebny do wykonania określonego zadania. Nie gromadzimy dodatkowych informacji wyłącznie dlatego, że mogą okazać się przydatne w przyszłości.

Jeżeli określone dane przestają być potrzebne do bieżącej obsługi zamówienia, mogą być dalej przechowywane wyłącznie w zakresie niezbędnym do wykonania obowiązków dokumentacyjnych, rozliczeniowych, bezpieczeństwa lub rozpatrzenia i obrony roszczeń.

Nie zmieniamy celu wykorzystania danych na cel niezwiązany z transakcją bez odpowiedniej podstawy i bez przekazania użytkownikowi wymaganej informacji.

Dostęp do danych powinien mieć wyłącznie taki zakres osób i systemów, jaki jest potrzebny do wykonania konkretnego zadania związanego z zamówieniem.

Osoba zajmująca się obsługą przesyłki nie potrzebuje szerszego zakresu informacji niż dane konieczne do dostawy. Osoba rozpatrująca reklamację korzysta z danych zamówienia i dokumentacji potrzebnej do oceny problemu. Zakres dostępu jest ograniczany zgodnie z funkcją i celem.

Dane zamówienia są przechowywane przez czas potrzebny do realizacji sprzedaży, dostawy, zwrotu, refundacji i reklamacji, a następnie przez okres wymagany do prawidłowego rozliczenia transakcji, dokumentowania obowiązków sklepu oraz rozstrzygania ewentualnych roszczeń.

Korespondencja dotycząca konkretnej sprawy jest przechowywana tak długo, jak jest potrzebna do jej zakończenia oraz do udokumentowania sposobu rozpatrzenia zgłoszenia.

Nie przechowujemy danych dłużej wyłącznie dlatego, że technicznie istnieje możliwość ich zachowania.

Użytkownik może skontaktować się z nami w sprawie danych dotyczących jego zamówienia, w szczególności w celu uzyskania dostępu do danych, poprawienia nieprawidłowych informacji, ograniczenia ich wykorzystania, żądania usunięcia w przypadkach, w których dalsze przechowywanie nie jest konieczne, albo otrzymania danych w zakresie, w którym możliwe jest ich przeniesienie.

Jeżeli dane są wykorzystywane na podstawie dobrowolnej zgody, użytkownik może ją wycofać. Wycofanie zgody nie wpływa na obsługę zamówienia w zakresie, w którym dane są nadal konieczne do wykonania transakcji lub obowiązków związanych z jej rozliczeniem.

W sprawie danych należy przesłać wiadomość na exchangehelp@midnightelm.com i opisać, czego dotyczy wniosek. Jeżeli sprawa odnosi się do konkretnego zamówienia, należy podać jego numer.

Możemy poprosić o dodatkowe informacje wyłącznie wtedy, gdy są potrzebne do potwierdzenia tożsamości osoby składającej wniosek lub do prawidłowego odnalezienia danych.

Na żądania dotyczące danych odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, co do zasady nie później niż w ciągu jednego miesiąca od ich otrzymania. Jeżeli sprawa jest szczególnie złożona, termin może zostać odpowiednio wydłużony, a użytkownik zostanie poinformowany o przyczynie i przewidywanym czasie odpowiedzi.

E-mail: exchangehelp@midnightelm.com

Telefon: +81 709 292 15 98

Adres korespondencyjny: Toyosato 4-chōme 10-10-301, dzielnica Higashiyodogawa, Osaka, prefektura Osaka 533-0013, Japonia

Godziny obsługi klienta:

poniedziałek–piątek: 8:00–16:00

weekendy oraz polskie dni ustawowo wolne od pracy: obsługa klienta nieczynna